Selisih antara penawaran dan tagihan akhir hampir selalu berasal dari pekerjaan yang memang perlu dilakukan, tetapi tidak masuk lingkup awal. Enam pos berikut adalah yang paling sering muncul.
1. Penataan ulang tata letak
Dokumen dengan tabel bertingkat, kop surat, stempel, tanda tangan, dan gambar teknik tidak bisa sekadar ditimpa teks baru. Ada pekerjaan tata letak yang memakan waktu setara penerjemahan itu sendiri. Bila penawaran Anda hanya menyebut tarif per halaman tanpa menyinggung tata letak, tanyakan eksplisit apakah pos ini sudah termasuk.
2. Pengubahan dokumen tercetak menjadi teks
Berkas hasil pindai, foto dokumen, dan PDF terkunci harus dibaca dan diubah menjadi teks yang bisa diolah sebelum diterjemahkan. Untuk paket ratusan halaman, ini pekerjaan tersendiri. Sebagian penyedia memasukkannya ke tarif dasar, sebagian menagihnya terpisah. Perbedaan asumsi di titik ini sudah cukup membuat dua penawaran terlihat berbeda jauh padahal setara.
3. Salinan cetak tambahan
Instansi sering meminta lebih dari satu eksemplar bercap basah. Kedutaan meminta satu, notaris menyimpan satu, arsip perusahaan menyimpan satu. Penawaran yang menyebut "satu eksemplar" secara diam-diam sudah menyisakan dua eksemplar untuk ditagihkan kemudian.
4. Antrean dan biaya instansi
Legalisasi di Kemenkumham, Kementerian Luar Negeri, dan kedutaan memiliki biaya resmi dan waktu tunggu masing-masing. Sebagian kedutaan menetapkan biaya berbeda menurut jenis dokumen. Penawaran yang baik menyebut biaya ini sebagai pos terpisah dengan status "berdasarkan tarif instansi", bukan menyembunyikannya dalam satu angka gelondongan.
5. Perubahan dokumen sumber di tengah pengerjaan
Ini penyebab tersering pembengkakan pada proyek hukum dan keuangan. Draf kontrak direvisi, laporan keuangan diperbarui, lampiran ditambah. Setiap perubahan berarti pekerjaan ulang. Sepakati sejak awal bagaimana revisi sumber ditagihkan: per halaman baru, per jam, atau dengan kuota perubahan yang sudah termasuk.
6. Percepatan tenggat
Pekerjaan yang harus melewati akhir pekan atau memerlukan beberapa penerjemah paralel berbiaya lebih tinggi — dan penerjemahan paralel juga menuntut penyelarasan istilah yang lebih ketat. Bila ada kemungkinan tenggat dipercepat, mintalah tarif percepatan dicantumkan di penawaran awal, sehingga tidak dinegosiasikan saat Anda sedang terdesak.
Satu kalimat yang menutup keenamnya
Minta vendor mencantumkan kalimat berikut di penawaran: "Nilai penawaran ini mencakup seluruh pekerjaan yang diperlukan agar dokumen dapat diterima di instansi tujuan. Setiap pekerjaan di luar lingkup akan diberitahukan dan disetujui tertulis sebelum dikerjakan." Vendor yang bersedia menuliskannya sudah melakukan analisis lingkup dengan serius.
Pelajari cara menyusun RFQDaftar periksa sebelum menyetujui penawaran
- Apakah penataan ulang tata letak sudah termasuk?
- Apakah pengubahan berkas pindai menjadi teks ditagih terpisah?
- Berapa eksemplar cetak bercap basah yang termasuk, dan berapa biaya tambahannya?
- Apakah biaya resmi instansi disebut terpisah dengan besaran atau perkiraan?
- Bagaimana revisi dokumen sumber ditagihkan?
- Berapa tarif percepatan bila tenggat berubah?
- Sampai kapan nilai penawaran berlaku?