Anda dimintai anggaran terjemahan untuk paket dokumen perusahaan, tetapi belum punya penawaran dari siapa pun. Situasi ini lumrah: anggaran harus masuk lebih dulu, penawaran menyusul. Yang dibutuhkan bukan angka pasti, melainkan perkiraan yang metodenya bisa dipertanggungjawabkan.
Langkah 1 — Hitung volume dalam halaman hasil jadi, bukan lembar dokumen
Kesalahan paling sering terjadi di titik ini. Tim keuangan menghitung jumlah lembar fisik, lalu terkejut ketika tagihan datang dua kali lipat. Penyebabnya sederhana: satu lembar akta notaris berisi teks padat bisa menjadi tiga halaman hasil jadi, karena standar halaman terjemahan tersumpah memakai spasi ganda dan huruf Courier New ukuran 12.
Cara memperkirakannya tanpa alat khusus:
- Buka dokumen dalam pengolah kata dan lihat jumlah katanya. Untuk berkas hasil pindai, hitung manual jumlah kata pada satu halaman yang mewakili, lalu kalikan dengan jumlah halaman serupa.
- Bagi total kata dengan 225. Angka itu adalah titik tengah rentang 200–250 kata per halaman hasil jadi.
- Tambahkan sekitar 15 persen bila bahasa sasarannya cenderung memuai — Bahasa Indonesia ke Inggris umumnya menyusut, sedangkan ke Jerman atau Belanda memuai.
- Bulatkan ke atas. Halaman tidak pernah ditagih setengah.
Langkah 2 — Pisahkan dokumen yang wajib tersumpah dari yang tidak
Selisih tarifnya besar. Terjemahan tersumpah Bahasa Inggris mulai dari Rp50.000 per halaman, sedangkan terjemahan umum mulai dari Rp35.000. Untuk Mandarin, selisihnya Rp180.000 berbanding Rp120.000. Pada paket seratus halaman, salah menggolongkan seluruh dokumen sebagai tersumpah bisa menggelembungkan anggaran tanpa alasan.
Aturan praktisnya: dokumen yang akan diserahkan ke instansi, pengadilan, bank, notaris, atau kedutaan wajib tersumpah. Dokumen yang dibaca internal, dipakai untuk memahami isi, atau menjadi bahan diskusi tidak wajib.
Contoh pemilahan paket legalitas usaha
| Dokumen | Perkiraan halaman jadi | Golongan |
|---|---|---|
| Akta pendirian | 8–12 | Tersumpah |
| Anggaran dasar terakhir | 6–10 | Tersumpah |
| SK pengesahan Kemenkumham | 1–2 | Tersumpah |
| Nomor Induk Berusaha | 1 | Tersumpah |
| Laporan keuangan dua tahun | 20–30 | Tersumpah bila untuk bank |
| Company profile | 10–15 | Umum |
| Notulen rapat internal | 5–8 | Umum |
Langkah 3 — Tambahkan biaya di luar terjemahan
Terjemahan hanya salah satu pos. Yang sering terlewat dan kemudian menjadi permintaan anggaran tambahan:
- Legalisasi berlapis — Kemenkumham, Kementerian Luar Negeri, dan kedutaan negara tujuan masing-masing dihitung per dokumen, bukan per paket.
- Apostille untuk negara anggota konvensi, yang menggantikan sebagian rantai di atas.
- Pengesahan notaris atau waarmerking bila diminta pihak penerima.
- Salinan cetak tambahan bercap basah — banyak instansi meminta lebih dari satu eksemplar.
- Pengiriman internasional dengan nomor lacak untuk berkas fisik.
- Penataan ulang tata letak untuk dokumen bertabel rumit atau gambar teknik.
Aturan cadangan yang aman
Untuk paket dokumen yang memerlukan legalisasi lintas negara, sisihkan cadangan 20–30 persen di atas nilai terjemahan murni. Bila ternyata tidak terpakai, mengembalikan anggaran jauh lebih mudah daripada memintanya lagi.
Lihat rincian biaya legalisasiLangkah 4 — Uji perkiraan Anda dengan satu penawaran nyata
Perkiraan yang tidak pernah diuji hanya angka di kepala. Kirim tiga sampai lima dokumen yang paling mewakili keseluruhan paket, minta penawaran, lalu bandingkan dengan hitungan Anda. Selisih di bawah 15 persen berarti metode Anda sudah cukup baik untuk dipakai pada paket sejenis berikutnya.
Langkah ini juga menghasilkan sesuatu yang berguna untuk rapat anggaran: satu dokumen penawaran nyata yang bisa dilampirkan sebagai dasar, bukan sekadar estimasi internal.
Kesalahan yang membuat anggaran meleset jauh
- Menghitung lembar dokumen, bukan halaman hasil jadi.
- Melupakan bahwa dokumen berbahasa asing juga perlu diterjemahkan ke Bahasa Indonesia untuk keperluan di dalam negeri, bukan hanya sebaliknya.
- Menganggarkan satu eksemplar padahal instansi meminta tiga.
- Menunda pemesanan sampai tenggat mepet, lalu terpaksa membayar layanan ekspres.
- Tidak memasukkan dokumen lampiran yang jumlahnya sering melebihi dokumen utama.