Cara menyusun RFQ terjemahan yang menghasilkan penawaran sebanding

Permintaan penawaran yang buruk menghasilkan penawaran yang tidak bisa dibandingkan, dan pada akhirnya keputusan diambil berdasarkan angka terkecil — yang hampir selalu vendor yang mengasumsikan lingkup paling sempit. Perbaikannya tidak sulit.

Sebelas poin yang wajib ada

1. Jenis layanan yang diminta

   Tersumpah atau umum. Ini variabel dengan dampak harga terbesar, dan paling sering dibiarkan ambigu.

2. Pasangan bahasa dan arahnya

   Sebutkan arah, bukan hanya "Indonesia dan Inggris". Beberapa proyek memerlukan dua arah untuk dokumen yang berbeda.

3. Volume dalam satuan yang jelas

   Jumlah dokumen, jumlah lembar fisik, dan bila memungkinkan jumlah kata. Sertakan dokumen contoh yang mewakili.

4. Bidang dan jenis dokumen

   Kontrak konstruksi, laporan keuangan, dan berkas registrasi obat menuntut penerjemah yang berbeda, dan itu memengaruhi harga.

5. Tujuan penggunaan dan pihak penerima

   Bank di Singapura, pengadilan di Jakarta, atau kementerian di Jerman — masing-masing punya format dan rantai pengesahan berbeda.

6. Kebutuhan pengesahan lanjutan

   Notaris, Kemenkumham, Kemenlu, kedutaan, atau Apostille. Bila belum tahu, katakan belum tahu dan minta vendor memetakannya.

7. Jumlah eksemplar cetak

   Sebutkan berapa berkas bercap basah yang Anda butuhkan, bukan hanya "berkas asli".

8. Format berkas masuk dan keluar

   Bila dokumen sumber berupa hasil pindai atau PDF terkunci, sebutkan. Bila keluaran harus mempertahankan tata letak, sebutkan juga.

9. Tenggat waktu yang sebenarnya

   Tenggat palsu yang terlalu ketat menaikkan harga tanpa manfaat. Sebutkan tanggal yang benar-benar mengikat, dan tanggal ideal secara terpisah.

10. Ketentuan kerahasiaan

    Sebutkan apakah NDA harus ditandatangani sebelum dokumen dikirim dan apakah versi perusahaan Anda yang dipakai.

11. Format penawaran yang Anda harapkan

    Minta rincian per komponen, bukan satu angka gelondongan. Ini yang membuat perbandingan menjadi mungkin.

Minta rincian dalam format yang sama

Lampirkan tabel kosong berikut ke permintaan penawaran Anda dan minta setiap vendor mengisinya. Penawaran yang datang dengan struktur seragam bisa disandingkan dalam hitungan menit.

Tiga pertanyaan yang membedakan vendor

• Bagaimana Anda menghitung halaman, dan apakah hitungan itu dikirim sebelum pekerjaan dimulai? Jawaban yang mengambang adalah tanda peringatan.
• Siapa yang memeriksa hasil sebelum diserahkan, dan apakah orangnya berbeda dari penerjemahnya? Satu orang mengerjakan sekaligus memeriksa bukan kendali mutu.
• Apa yang terjadi bila dokumen ditolak instansi tujuan karena masalah terjemahan? Vendor yang serius punya jawaban yang jelas untuk pertanyaan ini.