有跨境业务的公司几乎都在花翻译费用，却很少把它记成一个科目。费用分散在法务、财务、人力与市场的预算里，因此没有人真正知道总数。把它们汇总起来能带来两样东西：更好的议价地位，以及规划能力。
把需求分成三层
第一层
日常且可预测
每年必然出现的文件：财务报表、许可续期、劳动合同更新、定期合规申报。工作量稳定，可以依据去年数据推算。
第二层
项目驱动
与已列入议程的计划相关：新设办公室、产品认证、商标注册、时间已知的招投标。
第三层
不可预见
纠纷、监管机构临时索要材料、潜在合作方的尽职调查、计划外审计。无法规划，但可以预留。
依据历史数据计算第一层
收集过去十二个月所有部门的翻译发票。如果贵司从未这样做过，光是总额本身往往就令人意外。按语言对与文件类型分组，剔除明显是一次性的部分，剩下的就是第一层的基数。
再上浮约 10% 作为业务增长空间，除非您有采用其他数字的具体理由。
依据工作计划计算第二层
取各部门的年度工作计划，标出所有涉及外方或境外机关的活动。每一处标记几乎都必然需要翻译。用费用估算指南中的四步法估出工作量，再汇总。
为第三层预留备用金
备用金规模取决于公司的风险状况。正处于诉讼中、正在准备融资，或身处强监管行业的企业，需要更大的备用金。常见区间是第一层与第二层合计金额的 15% 至 25%。
年度预算框架
| 层级 | 数字来源 | 准确度 |
|---|---|---|
| 日常 | 过去十二个月发票，上浮 10% | 高 |
| 项目 | 各部门工作计划，按活动逐项估算 | 中 |
| 备用金 | 第一、二层合计的 15%–25% | 估算 |
把预算转化为议价筹码
知道年度总额之后，您就握有一样有价值的东西：可以承诺的工作量。供应商依据确定性定价，而工作量的确定性正是他们最看重的一种。这就是要求签订价格锁定的框架协议的基础。
全年跟踪实际发生数
- 要求按页数、语种与部门拆分的季度用量报告。
- 把实际平均单价与合同单价对照，确认没有偏离。
- 记录每一次加急请求及其原因 —— 规律通常会重复，是可以设计掉的。
- 每半年复核一次术语表，使各部门之间保持一致。