上级要求您为一套公司文件提交翻译预算，而您手上还没有任何一家的报价。这种情况很常见：预算先进，报价后到。此时需要的不是精确数字，而是一个方法站得住脚的估算。
第一步 — 按成稿页计量，而不是按纸张数
最常见的错误就出在这里。财务按实物纸张数计算，等账单来了才发现翻了一倍。原因很简单：一张密排的公证文书可能变成三个成稿页，因为宣誓翻译的页面标准使用双倍行距和 12 号 Courier New 字体。
不用专门工具也能估算的方法：
- 用文字处理软件打开文件，查看字数。扫描件则手工数一页有代表性内容的字数，再乘以同类页数。
- 把总字数除以 225。这是成稿页 200 至 250 词区间的中值。
- 若目标语言倾向于膨胀，再加约 15%。印尼语译英语通常会缩短，译德语或荷兰语则会变长。
- 向上取整。页数从不按半页计费。
第二步 — 把必须宣誓的文件与不必宣誓的分开
两者价差很大。英语宣誓翻译每页 50,000 印尼盾起，普通专业翻译 35,000 印尼盾起；中文则是 180,000 对 120,000。在一套一百页的文件上，把全部文件都归为宣誓翻译，会毫无必要地推高预算。
实用判断标准：要提交给主管机关、法院、银行、公证人或使领馆的文件，必须宣誓；仅供内部阅读、用于理解内容或作为讨论材料的文件，不必宣誓。
示例：一套公司法律文件的分类
| 文件 | 预估成稿页数 | 分类 |
|---|---|---|
| 设立文件 | 8–12 | 宣誓翻译 |
| 最新公司章程 | 6–10 | 宣誓翻译 |
| 法律与人权部批准令 | 1–2 | 宣誓翻译 |
| 营业主体识别号 | 1 | 宣誓翻译 |
| 两个年度的财务报表 | 20–30 | 若供银行使用则需宣誓 |
| 公司简介 | 10–15 | 专业翻译 |
| 内部会议纪要 | 5–8 | 专业翻译 |
第三步 — 把翻译以外的费用加进来
翻译只是其中一项。最容易被漏掉、事后又变成追加预算申请的项目包括：
- 多层认证 —— 法律与人权部、外交部以及目标国使领馆，均按文件计费，而非按整套计费。
- 适用于公约成员国的海牙认证，可替代上述链条中的一部分。
- 接收方要求时的公证人认证。
- 加盖湿印的额外纸质副本 —— 许多机关要求不止一份。
- 纸质文件的国际快递，需带追踪单号。
- 表格复杂或含工程图纸的文件所需的版式还原。
第四步 — 用一份真实报价检验您的估算
没有经过检验的估算，只是脑子里的一个数字。挑三到五份最能代表整套材料的文件，索取报价，再与自己的算式对照。差距在 15% 以内，说明您的方法已经足以用于同类文件包。
这一步还会产出一样在预算会议上有用的东西：一份可作为依据附上的真实报价单，而不只是内部估算。
让预算严重失准的几个错误
- 按纸张数计算，而不是按成稿页。
- 忘记外文文件在境内使用时同样需要译成印尼文，而不只是印尼文译外文。
- 只按一份预算，而机关要求三份。
- 拖到截止日期临近才下单，被迫支付加急费用。
- 遗漏附件，而附件数量常常超过主文件。