Uji tuntas merger, sengketa yang belum diumumkan, laporan keuangan sebelum publikasi, formula produk, daftar pelanggan. Semua rutin dikirim ke penyedia jasa terjemahan, sering lewat lampiran surel biasa, sering tanpa perjanjian kerahasiaan yang ditandatangani lebih dulu.
Urutan yang benar: NDA dulu, dokumen kemudian
Ini terdengar jelas, tetapi urutan terbalik terjadi setiap hari karena tenggat mendesak. Vendor perlu melihat dokumen untuk membuat penawaran, sehingga dokumen dikirim lebih dulu dan NDA menyusul setelah penawaran disetujui. Pada saat itu, informasinya sudah berpindah tanpa perlindungan.
Jalan keluarnya sederhana: minta NDA ditandatangani sebelum penawaran dibuat. Vendor yang terbiasa melayani korporasi tidak akan keberatan, karena itu praktik normal di sektor mereka.
Klausul yang perlu ada
-
Definisi informasi rahasia yang mencakup dokumen sumber dan hasil terjemahan
Hasil terjemahan sama sensitifnya dengan dokumen aslinya, dan sering terlewat dari definisi.
-
Pembatasan akses pada personel yang ditugaskan
Termasuk kewajiban vendor memastikan setiap orang yang terlibat terikat kewajiban kerahasiaan yang setara.
-
Larangan memakai dokumen untuk keperluan lain
Terutama larangan memakai isi dokumen sebagai contoh portofolio atau bahan pelatihan, termasuk untuk melatih sistem otomatis.
-
Ketentuan retensi dan pemusnahan
Berapa lama berkas kerja disimpan setelah proyek selesai, dan apakah tersedia konfirmasi pemusnahan tertulis.
-
Kewajiban memberi tahu bila terjadi insiden
Termasuk tenggat pemberitahuan, agar Anda punya waktu mengambil langkah.
-
Jangka waktu berlakunya kewajiban
Kerahasiaan yang berakhir bersamaan dengan proyek hampir tidak ada gunanya untuk dokumen strategis.
Cara mengirim dokumen yang lebih aman daripada lampiran surel
- Tautan unggah berbatas waktu yang kedaluwarsa setelah berkas diambil.
- Sistem berbagi berkas milik perusahaan Anda, dengan akun tamu berbatas waktu untuk vendor. Ini pilihan terbaik bila kebijakan keamanan Anda mengizinkan.
- Berkas terenkripsi dengan kata sandi yang dikirim lewat kanal berbeda.
- Penyerahan fisik untuk dokumen yang benar-benar tidak boleh melewati jaringan.
Pertanyaan uji tuntas yang perlu dijawab vendor
| Pertanyaan | Jawaban yang memadai |
|---|---|
| Siapa saja yang mengakses dokumen kami? | Daftar peran, bukan "tim kami" |
| Apakah pekerjaan dialihkan ke pihak ketiga? | Jawaban jujur, disertai ketentuan kerahasiaan yang mengikat pihak ketiga |
| Apakah dokumen kami diproses lewat layanan otomatis daring? | Kejelasan tentang layanan apa, dan bagaimana perlakuan datanya |
| Berapa lama berkas disimpan setelah proyek selesai? | Jangka waktu yang disebutkan angkanya |
| Apakah tersedia konfirmasi pemusnahan? | Ya, dalam bentuk tertulis |
| Di mana berkas disimpan secara fisik? | Lokasi dan bentuk penyimpanannya |
Perhatian khusus pada terjemahan mesin
Menempelkan potongan dokumen rahasia ke layanan terjemahan otomatis publik berarti mengirimkan isinya ke pihak ketiga di luar perjanjian Anda. Pastikan larangan ini tertulis dalam NDA, dan tanyakan bagaimana vendor menegakkannya pada penerjemah lepas yang mereka libatkan.
Lihat cara kami menangani dokumen rahasia