翻译项目中的保密协议、数据安全与涉密文件处理

并购尽职调查、尚未公开的纠纷、未披露的财务报表、产品配方、客户名单 —— 这些材料每天都在被发给翻译服务方，常常只是普通邮件附件，也常常没有事先签署保密协议。

正确顺序：先协议，后文件

这听起来是常识，但因为交期紧，顺序颠倒每天都在发生。供应商要看到文件才能报价，于是文件先走，保密协议等报价确认后才补签。到那时，信息早已在无保护状态下转移了。

解决办法很简单：要求在制作报价之前先签保密协议。习惯服务企业客户的供应商不会反对，因为这在他们的行业里本就是常规做法。

必须具备的条款

1. 保密信息的定义须同时涵盖原件与译文

   译文与原件同样敏感，却常常被漏出定义之外。

2. 访问权限限于指派人员

   包括供应商有义务确保每一位参与者都受同等保密义务约束。

3. 禁止将文件用于其他用途

   尤其是禁止把文件内容用作案例展示或培训素材，包括用于训练自动化系统。

4. 留存与销毁条款

   项目结束后工作文件保存多久，以及是否提供书面销毁确认。

5. 发生事件时的通知义务

   包括通知时限，以便贵司有时间采取措施。

6. 义务的存续期限

   随项目结束而终止的保密义务，对战略性文件几乎没有意义。

比邮件附件更安全的文件传输方式

• 限时上传链接，文件取走后即失效。
• 使用贵司自有的文件共享系统，为供应商开设限时访客账号。在安全政策允许的前提下，这是最佳选择。
• 加密文件，密码通过另一条渠道发送。
• 对确实不能经过网络的文件，采用当面交接。

供应商应当回答的尽职调查问题