Dalam transaksi lintas negara, satu pihak membaca dokumen dalam bahasa yang tidak dikuasainya, dengan tenggat yang ketat dan konsekuensi yang besar. Menerjemahkan segalanya terlalu mahal dan terlalu lambat. Menerjemahkan terlalu sedikit menciptakan risiko yang tidak terlihat.
Tiga tingkat kebutuhan
Ringkasan untuk penyaringan
Untuk ribuan dokumen yang perlu disaring cepat. Yang dibutuhkan hanya cukup untuk memutuskan apakah dokumen tersebut relevan. Ringkasan singkat per dokumen sering lebih berguna daripada terjemahan penuh.
Terjemahan untuk pemahaman
Untuk dokumen yang relevan dan perlu dibaca utuh oleh tim penasihat. Terjemahan profesional sudah memadai; cap tersumpah belum diperlukan.
Terjemahan tersumpah
Untuk dokumen yang akan menjadi lampiran perjanjian, diserahkan ke instansi, atau berpotensi menjadi alat bukti. Jumlahnya biasanya kecil.
Memisahkan ketiganya sejak awal dapat memangkas biaya secara drastis dibanding memperlakukan seluruh berkas sebagai kebutuhan tingkat tiga.
Dokumen yang hampir selalu masuk tingkat tiga
- Akta pendirian, anggaran dasar, dan seluruh perubahannya
- Bukti kepemilikan aset material: sertifikat tanah, hak kekayaan intelektual
- Perjanjian yang menjadi lampiran perjanjian jual beli saham
- Putusan pengadilan dan dokumen sengketa yang masih berjalan
- Izin usaha yang menjadi syarat berlangsungnya kegiatan
- Dokumen yang akan diserahkan ke instansi untuk persetujuan transaksi
Mengelola tenggat yang tidak realistis
Tenggat uji tuntas hampir selalu ketat, dan volume dokumen hampir selalu melebihi perkiraan awal. Beberapa hal yang benar-benar membantu:
-
Serahkan dokumen bertahap sesuai prioritas
Menunggu seluruh berkas terkumpul sebelum memulai terjemahan membuang waktu paling berharga dalam proses.
-
Tunjuk satu orang yang berwenang memutuskan istilah
Pertanyaan terminologi yang menunggu jawaban adalah penyebab keterlambatan yang paling mudah dihilangkan.
-
Sepakati format keluaran sejak awal
Apakah perlu berdampingan dengan teks asli, apakah perlu penomoran dokumen yang sama dengan ruang data.
-
Cadangkan kapasitas sebelum dibutuhkan
Beri tahu vendor tentang lonjakan yang akan datang, bahkan sebelum dokumennya siap. Kapasitas yang dicadangkan lebih murah daripada layanan ekspres mendadak.
Kerahasiaan pada transaksi yang belum diumumkan
Nama pihak, nilai transaksi, dan bahkan keberadaan transaksi itu sendiri sering merupakan informasi yang belum boleh beredar. Perjanjian kerahasiaan perlu ditandatangani sebelum dokumen pertama dikirim, dan perlu mencakup larangan memakai isi dokumen untuk melatih sistem otomatis apa pun.
Baca soal NDA dan keamanan data