Dokumen pengadaan menilai kelengkapan formal sebelum menilai isi. Panitia tidak memiliki keleluasaan menerima berkas yang tidak memenuhi syarat, sekalipun penawaran teknisnya unggul. Karena itu, terjemahan dokumen tender adalah pekerjaan berisiko tinggi dengan tenggat yang jarang bisa dinegosiasikan.
Dokumen yang umumnya wajib diterjemahkan
- Dokumen legalitas badan usaha: akta pendirian, perubahan terakhir, dan pengesahannya
- Izin usaha dan izin operasional yang relevan dengan lingkup pekerjaan
- Laporan keuangan yang telah diaudit, biasanya dua sampai tiga tahun terakhir
- Surat referensi bank dan bukti kemampuan keuangan
- Daftar pengalaman kerja sejenis beserta berita acara serah terima
- Sertifikat mutu, sertifikat keselamatan, dan sertifikasi teknis lain
- Surat kuasa dan dokumen kewenangan penandatangan
- Dokumen personel inti: ijazah, sertifikat keahlian, dan riwayat pekerjaan
Lima kesalahan yang menggugurkan
-
Nama entitas ditulis berbeda antar dokumen
Nama perusahaan pada terjemahan akta harus persis sama dengan nama pada terjemahan izin usaha dan pada dokumen penawaran. Perbedaan berupa singkatan, tanda baca, atau bentuk badan usaha sudah cukup dipersoalkan.
-
Lampiran tidak ikut diterjemahkan
Dokumen utama diterjemahkan lengkap, tetapi lampiran, daftar, dan tabel pendukung dilewatkan. Panitia menilai berkas sebagai satu kesatuan.
-
Bentuk pengesahan tidak sesuai permintaan
Dokumen pengadaan menyebut bentuk pengesahan yang diperlukan. Terjemahan tersumpah tanpa legalisasi lanjutan, padahal legalisasi disyaratkan, berarti berkas tidak memenuhi syarat.
-
Angka keuangan berpindah format
Pemisah ribuan dan desimal berbeda antar bahasa. Kesalahan di sini mengubah nilai yang dibaca panitia, dan konsekuensinya bisa jauh lebih berat daripada gugur.
-
Terjemahan selesai setelah batas pemasukan
Rantai legalisasi memiliki waktu tunggu instansi yang tidak bisa dipercepat dengan biaya. Menghitung mundur dari tanggal pemasukan adalah keharusan, bukan pilihan.
Menghitung mundur jadwal
Contoh perhitungan mundur dari batas pemasukan
| Tahap | Alokasi waktu | Catatan |
|---|---|---|
| Batas pemasukan penawaran | Hari H | Tanggal mengikat |
| Penjilidan dan pemeriksaan akhir berkas | H-2 | Termasuk penggandaan |
| Legalisasi kedutaan bila disyaratkan | H-9 sampai H-3 | Bergantung antrean |
| Legalisasi kementerian | H-14 sampai H-9 | Bergantung antrean |
| Terjemahan tersumpah | H-21 sampai H-14 | Bergantung volume |
| Pengumpulan dan pemeriksaan dokumen sumber | H-28 sampai H-21 | Tahap yang paling sering diremehkan |
| Angka di atas ilustrasi untuk paket dokumen berukuran sedang. Mintalah jadwal khusus berdasarkan volume dan rantai pengesahan yang benar-benar berlaku untuk tender Anda. | ||
Siapkan paket dasar sebelum tender diumumkan
Dokumen legalitas perusahaan, izin usaha, dan laporan keuangan jarang berubah. Menerjemahkan dan melegalisasinya sekali sebagai paket siap pakai menghapus tahap terpanjang dari perhitungan mundur, dan biayanya bisa dibagi ke beberapa tender sekaligus.
Susun paket dokumen dasar