Perdagangan internasional dijalankan di atas tumpukan dokumen yang saling merujuk. Petugas membandingkan uraian barang pada faktur dengan uraian pada daftar kemasan, konosemen, dan sertifikat asal. Setiap perbedaan menimbulkan pertanyaan, dan setiap pertanyaan menimbulkan waktu tunggu.
Dokumen yang umumnya perlu diterjemahkan
- Faktur perdagangan dan daftar kemasan
- Konosemen atau surat muatan udara
- Sertifikat asal barang
- Sertifikat kesehatan, fumigasi, atau sertifikat teknis lain sesuai jenis barang
- Kontrak jual beli internasional dan lampirannya
- Dokumen pembayaran seperti letter of credit
- Polis asuransi kargo
- Dokumen legalitas mitra dagang untuk keperluan pendaftaran
Uraian barang harus identik di semua dokumen
Ini aturan tunggal yang paling penting. Uraian barang pada faktur, daftar kemasan, dan sertifikat asal harus sama persis — bukan sekadar bermakna sama. Bila dokumen sumber memakai satu istilah dan terjemahannya memakai istilah lain yang lebih tepat secara bahasa, hasilnya justru menimbulkan masalah.
- Pertahankan uraian barang persis seperti dokumen sumber, termasuk urutan katanya.
- Jangan menerjemahkan kode klasifikasi barang, nomor model, atau kode pemasok.
- Pertahankan satuan berat dan volume dalam bentuk aslinya.
- Bila terdapat kekeliruan pada dokumen sumber, beri catatan penerjemah — jangan memperbaiki diam-diam, karena dokumen lain masih memuat versi keliru tersebut.
Kapan terjemahan tersumpah diperlukan
Tidak semua dokumen perdagangan memerlukan bentuk tersumpah. Yang umumnya memerlukan adalah dokumen yang menjadi dasar keputusan resmi atau yang diserahkan ke instansi:
| Dokumen | Bentuk yang umum diminta |
|---|---|
| Kontrak jual beli internasional | Tersumpah bila diajukan ke instansi atau pengadilan |
| Sertifikat asal barang | Tersumpah bila diminta petugas |
| Sertifikat teknis dari otoritas asing | Tersumpah, sering dengan legalisasi |
| Faktur dan daftar kemasan | Umumnya cukup terjemahan biasa |
| Dokumen legalitas mitra dagang | Tersumpah untuk pendaftaran resmi |
| Ketentuan dapat berbeda menurut jenis barang dan jalur kepabeanan. Konfirmasikan ke perusahaan jasa kepabeanan Anda sebelum menentukan lingkup penerjemahan. | |
Menyiapkan paket berulang
Perusahaan yang rutin mengekspor atau mengimpor mengirim jenis dokumen yang sama berulang kali dengan perubahan kecil. Menyusun templat terjemahan untuk setiap jenis dokumen, dengan uraian barang baku yang sudah disepakati, memangkas biaya dan waktu pada setiap pengiriman berikutnya.
Bangun daftar uraian barang baku
Untuk setiap produk yang rutin Anda kirim, tetapkan satu uraian baku dalam kedua bahasa dan pakai seterusnya di seluruh dokumen. Ini investasi sekali yang menghilangkan penyebab penahanan yang paling sering terjadi.
Susun templat dokumen perdagangan