国际贸易建立在一叠互相引用的单证之上。查验人员会把发票上的货物描述与装箱单、提单和原产地证书逐一对照。每一处差异都会引出问询，每一次问询都意味着等待时间。
通常需要翻译的单证
- 商业发票与装箱单
- 提单或空运单
- 原产地证书
- 视货物种类而定的卫生、熏蒸或其他技术证书
- 国际货物买卖合同及其附件
- 信用证等付款单证
- 货物运输保险单
- 用于登记备案的贸易伙伴法律主体文件
货物描述必须在所有单证上完全一致
这是最重要的一条规则。发票、装箱单与原产地证书上的货物描述必须完全相同 —— 不只是意思相同。如果原件用了一个说法，而译文换成了语言上更准确的另一个说法，反而会制造麻烦。
- 货物描述完全照原件保留，包括词序。
- 不翻译商品归类编码、型号编号或供应商代码。
- 重量与体积单位保持原样。
- 原件如有错误，应加译者注而非悄悄更正，因为其他单证上仍是那个错误版本。
何时需要宣誓翻译
并非所有贸易单证都需要宣誓形式。通常需要的是那些作为官方决定依据、或须提交给机关的单证：
| 单证 | 通常要求的形式 |
|---|---|
| 国际货物买卖合同 | 提交机关或法院时需宣誓 |
| 原产地证书 | 查验人员要求时需宣誓 |
| 外国机关出具的技术证书 | 宣誓翻译，常需附认证 |
| 发票与装箱单 | 通常普通翻译即可 |
| 贸易伙伴法律主体文件 | 正式登记备案时需宣誓 |
| 要求因商品种类与通关渠道而异。确定翻译范围之前，请与贵司报关行确认。 | |
准备可重复使用的模板
经常进出口的企业，会反复寄送同类单证，仅有小幅改动。为每一类单证建立翻译模板，并约定标准货物描述，可以在此后每一批货上同时节省费用与时间。