Proses pendirian melibatkan notaris, instansi perizinan, dan bank — dan ketiganya membaca dokumen dalam Bahasa Indonesia. Semua dokumen yang berasal dari pemegang saham asing karena itu harus melewati jalur pengesahan dan penerjemahan sebelum bisa dipakai.
Tahap satu: dokumen pemegang saham
Ini tahap terpanjang karena melibatkan pihak di luar negeri, dan hampir selalu menjadi penentu jadwal keseluruhan. Rinciannya ada di panduan dokumen perizinan untuk investor asing.
- Dokumen pendirian dan bukti keberadaan entitas asing
- Daftar direksi dan pemegang saham terkini
- Keputusan organ perusahaan yang menyetujui penyertaan
- Surat kuasa kepada pihak yang bertindak di Indonesia
- Paspor dan bukti alamat untuk pemegang saham perseorangan
Tahap dua: dokumen untuk akta pendirian
Notaris menyusun akta berdasarkan data pemegang saham. Bila datanya berasal dari dokumen asing, notaris memerlukan terjemahan tersumpah — bukan terjemahan biasa, karena akta yang disusun akan memuat data tersebut sebagai keterangan resmi.
Pastikan penulisan nama entitas dan nama perseorangan pada terjemahan persis sama dengan dokumen sumbernya, termasuk tanda baca dan bentuk badan usaha. Perbedaan di titik ini menimbulkan masalah berkepanjangan pada seluruh dokumen berikutnya.
Tahap tiga: dokumen setelah entitas berdiri
Setelah akta disahkan, muncul kebutuhan terjemahan arah sebaliknya — dari Bahasa Indonesia ke bahasa pemegang saham asing, untuk keperluan pelaporan internal dan konsolidasi:
| Dokumen | Arah terjemahan | Bentuk |
|---|---|---|
| Akta pendirian dan pengesahannya | Indonesia → bahasa asing | Tersumpah |
| Anggaran dasar | Indonesia → bahasa asing | Tersumpah |
| Nomor Induk Berusaha dan izin operasional | Indonesia → bahasa asing | Tersumpah |
| Dokumen perpajakan | Indonesia → bahasa asing | Tersumpah bila untuk keperluan resmi |
| Perjanjian dengan mitra lokal | Dua arah | Tersumpah untuk versi resmi |
| Kebijakan internal dan pedoman kerja | Bahasa asing → Indonesia | Umum |
Menghemat waktu tanpa memotong tahap
- Mulai pengesahan dokumen di negara asal sebelum struktur transaksi final. Dokumen keberadaan entitas dan daftar direksi jarang berubah karena perubahan struktur.
- Terjemahkan seluruh paket sekaligus, bukan satu per satu sesuai permintaan. Biaya per halaman lebih rendah dan konsistensi nama terjaga.
- Siapkan versi bahasa asing dari akta sejak awal, bukan setelah pemegang saham memintanya — kebutuhan ini pasti muncul.
- Sepakati penulisan baku nama entitas dalam kedua bahasa sebelum dokumen pertama dikerjakan, lalu gunakan seterusnya.
Satu paket, satu daftar nama
Kesalahan paling mahal dalam pendirian entitas adalah nama yang ditulis sedikit berbeda pada dokumen yang berbeda. Menyusun satu daftar nama baku di awal — nama entitas, nama direksi, nama pemegang saham, alamat — dan memakainya di seluruh terjemahan mencegah masalah yang sulit diperbaiki setelah akta terbit.
Minta penawaran paket pendirian