工程总承包合同通常以外文起草，之后为办理许可、供本地合作方使用或用于争议解决而翻译。文件很长、定义很多，而且内容彼此依存。
定义条款是整份文件的骨架
项目合同通常以一长串定义开篇，其中每个被定义术语在全文出现几十次。如果译法不一致，读者就再也无法确定哪一条对应哪一个定义。
- 先翻译定义条款并锁定结果，之后再处理合同正文。
- 保留被定义术语的标识方式，例如首字母大写，使读者仍能辨识。
- 绝不用同义词替换被定义术语，哪怕读起来重复。
- 核查条款之间的每一处交叉引用是否仍指向正确的条款。
数字、日期与时间机制
工程合同中充满基于时间的机制：通知期限、延期窗口、竣工日期与每日罚金。其中任何一个数字出错，都可能彻底改变一方的谈判地位。
尤其要留意各国日期书写方式的差异、小数写法，以及「天」的表述 —— 是日历日还是工作日，这两者常被缩写，也常被弄混。
同样需要翻译的配套文件
| 文件 | 用途 | 备注 |
|---|---|---|
| 工作范围与技术规格 | 合同附件 | 技术术语须与定义条款一并锁定 |
| 项目进度表与里程碑 | 付款依据 | 里程碑名称须与付款条款一致 |
| 环境许可文件 | 许可办理 | 常要求宣誓翻译 |
| 可行性研究报告 | 融资 | 数字与单位是关键点 |
| 作业安全程序 | 现场运行 | 在现场使用，必须能直接执行 |
| 履约证书与保函 | 担保 | 金额与有效期必须精确 |
管理不断变化的文件
项目合同很少一次定稿。补充协议、变更指令与现场记录会在整个项目期间不断累积。如果每份文件都作为一次性委托交给不同的人，几个月内一致性就会消失。